成本节省情况：传统会议往往需要打印大量的会议资料，如会议议程、报告文件、演示文稿等，这涉及纸张、墨盒、硒鼓等耗材的采购成本。采用无纸化多媒体会议系统后，这些资料都以电子形式呈现，直接减少了纸张和相关耗材的使用量，长期来看能节省一笔可观的费用。例如，一家企业以往每月用于会议资料打印的纸张费用可能高达数千元，使用无纸化系统后，这部分费用可大幅降低甚至趋近于零。

成本节省情况：纸质文件需要专门的空间来存放，如文件柜、档案室等，还需要人工进行整理、归档和查找，耗时费力。而无纸化会议系统可以将会议文件进行数字化存储，通过分类索引、关键词搜索等功能，方便快捷地查找和调用，节省了实体存储空间以及人力管理成本。同时，电子文件的备份和维护相对也更便捷、成本更低，减少了因纸质文件损坏、丢失等带来的风险和损失。

成本节省情况：对于一些跨地域、跨部门的企业来说，以往组织会议可能需要参会人员长途出差，涉及交通、住宿、餐饮等费用，且耗费大量时间在路途上。无纸化多媒体会议系统支持远程参会，只要有网络连接，人员就能随时随地加入会议，大大降低了差旅成本，提高了沟通协作的效率。例如，一家集团企业分布在不同城市的部门之间开会，原本每次会议差旅费用可能上万元，使用无纸化会议系统后，通过远程会议就能解决问题，节省了这部分开支。

成本节省情况：虽然无纸化多媒体会议系统需要采购相关的硬件设备（如智能终端、服务器、投影仪等）和软件系统，但从长期来看，其维护和更新成本相对可控。相较于传统会议不断更新打印设备、复印机等硬件，以及应对纸张存储、防潮等环境维护问题，无纸化会议系统的设备更新周期相对较长，软件升级也更多是为了提升功能和安全性，投入成本在合理范围内，并且随着技术的发展，整体成本有望进一步降低。